Tampilan, cetakan, gaya penulisan, dan kualitas kertas dari cover letter haruslah sama dengan cv. Cover letter ini fungsinya untuk mengarahkan petugas rekrutmen dalam membaca cv pelamar (yang jumlahnya puluhan, ratusan, bahkan ribuan). Untuk itu penting untuk difokuskan hanya pada bagaimana dan mengapa kemampuan yang dimiliki

a. Kepala surat
1. Kop/kepala surat: terdiri dari nama, alamat, nomor telepon, atau e-mail.
2. Tanggal
3. Nama yang dituju serta posisi atau jabatannya. Berusahalah sebisa mungkin untuk mendapatkan nama orang yang dituju setelah itu baru anda cantumkan nama jabatan, perusahaan, alamat lengkap serta kode pos.

b. Paragraf pembuka
Sangat tepat jika kalimat pembuka ini langsung pada pokok permasalahan serta memberikan kejelasan. Ingatlah selalu bahwa ada nilai tersendiri bagi pembaca dalam mengidentifikasi iklan atau posisi yang anda lamar di bagian awal surat anda.

c. Paragraf kedua
Pada bagian ini yang diangkat bukan hanya kualitas yang sudah anda cantumkan dalam CV, namun juga keterampilan dan karakteristik lainnya yang anda miliki dan anda anggap dapat menjadi nilai tambah bagi orang perusahaan yang menilai cv anda.

Anda harus bisa mengarahkan surat pada kebutuhan, kepedulian, misi, dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan (sejauh yang anda tahu tentu saja), dan bagaimana kontribusi anda yang nantinya akan menguntungkan dan meningkatkan pencapaian tujuan dari perusahaan. Jika anda melakukan hal ini maka anda akan berbeda dengan kandidat lain dengan kualifikasi yang sama.

d. Paragraf penutup
Bagian ini adalah satu-satunya tempat dimana anda bisa menunjukkan bahwa anda berharap balasan dari surat lamaran baik melalui telepon, surat, atau e-mail. Hindari kata-kata yang galak dan mengandung ancaman, namun hindari pula kalimat dengan nada memohon dan mengharapkan belas kasihan perusahaan. Hal-hal tersebut hanya membuat mereka kesal dan menyingkirkan lamaran anda.

Tunjukkan sikap profesionalitas anda, indikasikan bahwa anda tertarik, bersedia dihubungi kapan saja, dan menanti kesempatan untuk bisa bekerjasama dengan perusahaan yang anda lamar.

e. Tanda tangan dan nama jelas
Bubuhkan tanda tangan dan tuliskan pula nama lengkap anda.